Wie richte ich Win-Win-Kooperationen im Outsourcing ein?

Die Pandemie von COVID-19 hat gezeigt, dass Remote-Arbeit, zumindest wenn es um wissensintensive Jobs geht, nicht so ineffizient ist, wie sie in der Vergangenheit dargestellt wurde. Während einige Experten argumentieren, dass wir neue Outsourcing-Verträge abschließen müssen, um mit den qualifiziertesten und sachkundigsten Mitarbeitern auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten, ist das wachsende Interesse daran ein Beweis dafür, dass wir über Grenzen hinaus denken müssen. Die Antwort liegt darin, wie man mit verteilter Arbeit ein effektives Outsourcing erreicht. In unserer Forschung mit Professorin Darja Smite vom Blekinge Institute of Technology in Schweden schlagen wir drei wichtige Lehren vor, die wir aus der Fernarbeit während der Pandemie gezogen haben.

In seinem Buch gibt Prof. Smite Einblicke in die Zusammenarbeit von Unternehmen wie Ericsson, ABB, Spotify, Telenor und kleineren Unternehmen. Er erklärt, wie manche Kollaborationen scheitern und wie andere erfolgreich sind. Was macht eine erfolgreiche Zusammenarbeit aus?

Professor Smite sagt: In der Vergangenheit, wenn Kunden Aufträge vermieteten, war das Verhältnis in erster Linie ein "Win-Lose"-Verhältnis: Der Kunde bezahlte und erledigte die Arbeit; Der Subunternehmer hat die Arbeit erledigt und das Geld bekommen. Aber jetzt arbeiten Unternehmen mit Dienstleistern zusammen, die es ihnen ermöglichen, ein stärker integriertes Team und eine positivere Beziehung zu haben. Das bedeutet, dass es weniger eine "Wir und sie"-Haltung als vielmehr einen "Win-Win"-Ansatz gibt. Das bedeutet auch, dass Unternehmen enger mit ihren Dienstleistern und untereinander zusammenarbeiten.

Prof. Smite beschreibt die Hauptunterschiede zwischen Partnerschaften und Kooperationen. Im Allgemeinen haben Partnerschaften viele Gemeinsamkeiten mit der Zusammenarbeit, wie z. B. gemeinsame Ziele, unterschiedliche Erfahrungen und Projektmanagementrollen. Die Zusammenarbeit unterscheidet sich jedoch in Bezug auf den beruflichen Hintergrund, die unterschiedlichen Persönlichkeiten und die Aufteilung der Macht.

Benehmen	"Win-Lose"-Machtverhältnis	"Win-Win"-Allianzen oder Partnerschaften
Vertragsart	Ressourcenbasierter oder Festpreis für einen vereinbarten Leistungsumfang. Alle Abweichungen werden verhandelt, in der Regel mit Zuzahlung.	Basierend auf einem Service-Level-Agreement für den prognostizierten Arbeitsumfang, in der Regel mit einem Zielpreis. Eine Lieferung, die die Erwartungen übertrifft, wird oft mit wirtschaftlichen Boni belohnt.
Brennpunkt	Lieferumfang, manchmal Mitarbeiterzahl	Erbringung von Dienstleistungen
Anforderungen und Geltungsbereich	Vom Client angegeben; "über die Wand geworfen"; Fest	Zusammen spezifiziert; Flexibel
Verantwortung für die Bereitstellung	Das Personal des Kunden ist für den Einsatz verantwortlich	Der Outsourcing-Partner ist für die Bereitstellung verantwortlich
Verantwortung für die Qualitätssicherung	Unit-Tests werden vom Outsourcing-Partner durchgeführt. Systemintegrationstests und Abnahmetests werden vom Kunden durchgeführt	Unit-Tests, Systemintegrationstests und Akzeptanztests werden vom Outsourcing-Partner durchgeführt (einige können wiederholt oder gemeinsam durchgeführt werden)
Verantwortung für das Issue Management	Das Problemmanagement und der Arbeitsaufwand werden im Vertrag ausgehandelt	Der Outsourcing-Partner untersucht und löst proaktiv Kundenprobleme und beteiligt sich an Untersuchungen, die vom Kunden durchgeführt werden.
Verantwortung für Softwareverbesserungen	Der Umfang der notwendigen Verbesserungen wird ausgehandelt, in der Regel gegen zusätzliche Kosten	Der Outsourcing-Partner identifiziert die erforderlichen Verbesserungen und hält sie in einem Backlog aufrecht, das gemeinsam mit dem Kunden ausgehandelt und priorisiert wird, typischerweise im Rahmen des Servicevertrags
Fokus auf das Outsourcing des Personals des Anbieters	Fokussierung auf Mitarbeiterzahl und/oder Kompetenzen; Onboarding durch den Dienstleister	Beteiligung an der Auswahl der Kandidaten; Gemeinsames Onboarding
Kommunikation	Vertikal, begrenzt.	Horizontal, weitläufig.
Persönliche Beziehungen	"Wir und sie"-Einstellung	"Wir sitzen im selben Boot"
Sourcing-Projektmanagement	Stil des Mikromanagements	Delegativer Führungsstil

Unternehmen werden ermutigt, herauszufinden, wie sie ein erfolgreiches Team aufbauen können, und zu verstehen, was es bedeutet, eine Kultur der sozialen Integration zu haben. Sie sollten über den Rekrutierungsprozess nachdenken, einschließlich der Art und Weise, wie sie neue Mitarbeiter finden, einstellen und einarbeiten. Sie müssen auch berücksichtigen, wie wichtig Mentoren und soziale Aktivitäten für neue Mitarbeiter sind. Nachdem sie jemanden eingestellt haben, sollten Unternehmen ihn dem gesamten Team vorstellen und ihm die Möglichkeit geben, alle kennenzulernen. Sie sollten sicherstellen, dass der Neuankömmling über die richtigen Fähigkeiten verfügt und mit der Unternehmenskultur kompatibel ist. Sobald sie eingestellt sind, werden neue Mitarbeiter allen vorgestellt, einschließlich der wichtigsten Spieler. Sie werden für die Prozesse, die Unternehmensabläufe und die Organisationsstruktur sensibilisiert. Sie erhalten eine Anleitung, wie sie anfangen, wie sie lernen und wie sie sich verbessern können. Neueinsteiger erhalten Zeit, sich mit den täglichen Aufgaben, Prozessen und Routinen vertraut zu machen. Neue Mitarbeiter werden auch zu Social Events eingeladen, um alle kennenzulernen.

In vielen Fällen werden Offshore-Ingenieure, die nicht mit dem Unternehmen verbunden sind, anders behandelt als lokale Ingenieure. So haben sie beispielsweise möglicherweise keinen Zugang zur internen Technologieinfrastruktur und sind selten an formellen Schulungsprogrammen beteiligt. Dieser Ausschluss gilt auch für Beratungsunternehmen, die Offshore-Ingenieure als Zeitarbeitnehmer einstellen.

Warum müssen Unternehmen besondere Anstrengungen unternehmen, um eine soziale Atmosphäre in ihren Unternehmen zu schaffen? Prof. Smite sagt, dass Unternehmen sozialen Themen wie der Förderung der Gleichstellung von Arbeitnehmern und Auftragnehmern besondere Aufmerksamkeit schenken sollten. Zum Beispiel könnten Unternehmen Subunternehmer dazu ermutigen, Mitarbeiter zu den gleichen Bedingungen wie die eigenen Mitarbeiter des Unternehmens zu beschäftigen. In einigen Fällen kann dies dadurch erreicht werden, dass Offshore- und Onshore-Mitarbeiter gleichberechtigt behandelt werden

Referenz:
– Professor Smite, ihr erster Blog zum Thema "Erfolgsfaktoren beim Outsourcing in andere Länder"

– Nataliya Sjøvoll (Projektmanagerin IKT)